有效的電子郵件管理

電子郵件是今天周圍的最強大和廣泛使用的通信工具之一。每天我們登錄到我們工作著的電腦和我們大多數人會直接去 Outlook 檢查什麼新的郵件我們已收到。它提供了快速、 簡單的方式，不僅與其他人在我們的組織，但世界各地的人們進行溝通。

有巨大好處有能夠快速、 方便地傳輸資訊，以及能夠設置會議的業務更有效。但是，至關重要的是我們明白，用來管理這一資訊的最佳方式。

電子郵件建置規則

您向某人發送電子郵件之前有一個簡單的問題你應該問你自己：

您是否迫切需要來自收件者的回應嗎？

如果這個問題的答案是肯定的那麼您應該嘗試與他們聯繫的電話、 呼叫器或中人。例如，如果您想讓人去參加一個會議中有 30 分鐘時間是不能保證他們會在那個時候讀取其傳入的郵件，可能會因此錯過會議。但是，如果答案是 NO，然後電子郵件然後可作為一個選項。

一旦您決定電子郵件的中繼的必要資訊的最佳選擇您應遵循下列準則：

高優先順序消息： 作為"高優先順序"發送一條消息需要採取行動結束第二天。

時間特定消息： 任何消息這是特定于必須在有關日期之後過期的時間。我們將看看如何設置到期日期/時間為晚的是這一節。

例行的消息類別： 例行的所有消息將被都歸類和任一過濾到個人資料夾或在適當情況下，從中刪除電子郵件到公告板。

跟進需要： 如果一條消息需要讀或後續收件者必須在： 域的郵件。

只有資訊： 如果你把人放進 Cc： 你不能期望收件者閱讀郵件或行動的欄位它。您為其資訊僅發送它。

消息內容： 保持您的消息簡短，只使用附件，如果資料量很大並使用標題和郵件的第 2 行表示內容和預期的行動您請求

電子郵件處理

你們中的大部分將打開 Outlook，在開始的一天和假它打開時直到您關閉您的電腦在一天結束。能夠更有效地與您的電子郵件程式我們建議您盡可能以下這些簡單的指導原則：

·只檢查您的收件匣 3 次一天的早上，，就午飯後和之前回家一樣。
·當您的每一天結束時關閉 Outlook 收件匣應為空。
·篩選您的電子郵件。我們將看看如何在本節稍後執行此操作。
·使用任務和排程，而不是電子郵件

當郵件到達您的收件匣，在閱讀它後時，你應該執行以下操作之一：

·刪除它
·它安排
·將它委託給其他人
·Ie 檔個人資料夾或在您的硬碟上的附件，
·答覆